■溝通/說話術, 2018年「閱讀心得」

【書評,職場工作術,溝通說話】–《讓客戶立即買單的簡明表達:日本微軟高層的精準溝通術》

溝通是《讓客戶立即買單的簡明表達:日本微軟高層的精準溝通術》很重要的一個核心,在網路時代,我們習慣用社群媒體來和其他人談話,而在真實社會裡面,會發現一件很奇妙的事情,有些人在現實生活裡,完全說不出一句話,把他放到隔著一層螢幕的世界裡,卻可以侃侃而談,這樣的説話反差在很多人身上都發生過,也讓人思考這個問題的產生是懼怕人群,還是對於溝通一竅不通所產生的,如果是後者溝通的問題的話,本書可以為你提供幾個思索自己如何和別人對話的方向。

 

作者的工作是在日本微軟公司上班,從事以企業為目標客戶的工作,因此他有很多機會可以和不同行業形形色色的人碰面,而且在他的工作之中,向高層的管理者做簡報,占了大半的部分,在與這些人的溝通之中,他得到了一個結論:表達要簡單明瞭。

 

表達簡單明瞭是非常重要的,以我的職場經驗來説,我的工作性質必須接觸到許多人的工作,因此如何正確傳達出自己的想法,讓對方知道是非常重要的,太過複雜、冗長的話絕對不要說,除非對方對這件事有基本認知,想要做更深入的瞭解的時候,才需要出口説明,而且在大部分的時間,大家只是想要瞭解為什麼出現這件事,或者是我為什麼要這麼做,在這種情況下說話的用語越簡短越好,對方也更能夠理解這件事情。

 

為了讓大家可以清楚瞭解作者的想法,以及他的職場故事,在這邊以問答的方式來做分享。

 

Q:為什麼作者覺得溝通很重要?

A:作者是文科生,曾經以程計設計師的身份,投身業界,後來發現自己的頭腦不擅長工程師的思考方式,因此就技術面而言,他認為自己是一個三流的工程師,不過在那樣的社會生活裡面,他得到啟示,那就是他自己主講的說明容易讓人理解,使他確認了自己職場的定位,說明容易讓人理解的工程師。他身為工程師是三流,但由他來向別人說明時,他就是一流的,因此在他進入微軟後,就當上了資訊科技的顧問。

 

Q:如何提升個人的表達能力?

A:先從檢視自我的價值開始。想要提升個人的表達能力,必須先瞭解自己是怎麼樣的人,也為了找出自己的核心,必須先清點自己(清點自己的方法p32,自我分析、多面向的訪問、活用工具)。

      在溝通問題上不要將問題的原因歸咎於技術(説話技術)或者是對方。

      時常問自己是誰?(自己是怎樣的人,我會做什麼?不會做什麼,希望不久的將來,是什麼樣的樣子?我如何看待周遭的事物?)

 

Q:想傳達的事物化為言語時,必須注意到哪些事情?

A:儘可能簡短地條列出來,選擇可表現出本質的話語、加入第三方觀點(除了自己和對方之外,假定還有第三個人物,然後試著想像此人的思考模式為第三方觀點)。

 

Q:推銷的話術是什麼?

A:七分傾聽,三分說話。都把注意力放在輸入(聽對方說的話),可加大輸出的威力(自己說的話)。

 

Q:如何提升別人對於自己信賴度的交談方法?

A:

步驟一,為獲得信賴的靜默。(對方說話的時候絕對不插嘴;一開始,不要說可是,不過這些的話)

 

步驟二,深化信賴的傾聽。(附和對方視線丶視線看向正要發言的人)

 

步驟三,鞏固信賴的說話。(簡化對方的話,提高理解程度丶以附和調整對方的發言時間、運用交談的情勢,博君一笑)

 

在溝通的部分,除了考慮到和人面對面的交談之外,作者也提供了如何使用電子郵件和人進行溝通問題分享,特別是下屬如何寫信給上司,以得到正面的回饋或是支持,再加上電子郵件在公司內部的溝通裡扮演一個很重要的角色,因為郵件會留存很久,日後有可能會成為某個事件爭執的證據。

 

以社交通訊軟體,來進行公事上的溝通,是作者在書中提到一個很方便方法,在工作時間的話,這樣的通訊方式會加快事情的處理,如果是在下班時間之後,這樣的通訊方式會變成一種超時工作,而且不讀不回,或是已讀不回,也會造成另外一個問題,認為對方不盡心處理公事,這是溝通軟體的另一個隱憂,當公事跟私事的時間也能混淆在一起的時候,很難把私人時間與公事的時間作分離,漸漸的也會影響到個人的私人下班時間使用。

 

@說任何人都能聽懂的話,就是讓語言單純化。

 

面對的人形形色色,在開口之前,總是假設自己與對方的價值觀相同,是一件錯誤的事情,就算是擁有共同興趣的人,本質的個性還是不一樣、在個人的思考方向、人生經驗上,也是大不相同的,因此在說話的時候,必須留意對方的語氣以及對方聽到你說話之後的感想,有時候你認為對方應該知道的事,對方完全不知道,這可能會引發溝通上的誤會,讓雙方不滿的情緒在那些事件裡持續積壓,然後有可能在某一次的事件上,雙方的情緒就出現了爆發衝突。

 

不管做怎麼樣的表達方式,溝通必須要注意到的很重要的事情是,不要讓自己說出來的話,是會讓自己後悔說出口的話。

引申閱讀:

2018年「閱讀心得」

▲歷年心得連結:出版「小說」書籍

內容簡介

光是改變說話的方式,結果就會不一樣。

只要慎選遣詞用字,命運就會大不同。

  各位每天和多少人進行溝通呢?

  使用什麼樣的溝通工具呢?

  還有,你的話語究竟傳達給了多少人呢?

  該怎麼說,才能傳達出事物的本質?

  在溝通上有煩惱的人,大多很容易把問題的原因歸咎於「技術(說話的技術)」或「對方」上。可是,原因並不在此。

  溝通的主體是「自己」。也就是說,在溝通上,自己本身對形成真正自我的「核心」了解得太少,是主要的原因之一。

  本書作者澤圓在屬於全球化企業的日本微軟公司上班,從事以企業為目標客戶的工作。也因此,有很多機會和不同行業、形形色色的人碰面。  

  但不論是與客戶溝通或是向高層的管理職做簡報,常常遇到對方無法理解自己所說明的事項及重點。因此作者以一個上班族的立場開始思考,如何才能做到最完善的表達與溝通。最後得到一個結論,那就是「表達要簡單明瞭」。

  在本書中,澤圓先生將自己的溝通心法,歸納為簡明表達的5大技巧,包括「避免辭不達意的五大須知」、「讓人心動的 email 技巧」、「締造佳績的即時通技巧」、「吸引人脈的談話技巧」以及「讓人留下印象的演說技巧」等等。協助讀者朋友們輕鬆學會「簡明表達」的方式,解決在工作與生活中遇到的各種溝通問題。

作者簡介

澤圓(Madoka Sawa)

  日本微軟公司微軟科技中心執行長。

  畢業自立教大學,曾任職於壽險公司的科技子公司,於一九九七年進入微軟公司(現在的日本微軟)。從事資訊共享方面的顧問工作後,轉任預售的系統工程師。而後又歷經競合對策專門營業團隊經理、入口與合作部門經理、雲端平台營業本部主任等職務,才擔任現職。

 

  在針對客戶舉辦的活動「微軟研討會」的簡報投票中,連續兩年獲得第一名,接連以高超的簡報手法讓原本使用他牌產品或愛用舊版本的客戶「變心」,締造上億圓的業績。在全球微軟公司十萬名的員工中,獲頒僅有十二位的獎項「Chairman’s Award」。

  目前並以「溝通」、「簡報技巧」為主題,身兼企業的研修講師,大為活躍。

 

註:

原文書名:外資系エリートのシンプルな伝え方

出版社:天下雜誌

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Author: 蒼野之鷹

閱讀與寫作者。撰寫「原創言情小說、書籍」心得等文章。

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