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時間管理術 | 《豐田人高效率動線思考:雙手怎麼動、腳步往哪移、筆記如何抄、座位這樣排,豐田最強動作經濟學,貝佐斯都在學》作者: 原正彥  | 閱讀心得 | 蒼野之鷹書評 | 好書導讀

《豐田人高效率動線思考:雙手怎麼動、腳步往哪移、筆記如何抄、座位這樣排,豐田最強動作經濟學,貝佐斯都在學》是一本改善動作動線的思路書。

原文書名:トヨタで学んだ動線思考 最短・最速で結果を出す

 

作者簡介:原正彥

 

PLUS DRIVE股份有限公司代表董事。1996年以技師身分進入豐田汽車,在第一線接受指導,而具備動線思維。修理超過5000輛汽車。在「技能奧林匹克」中,成為最年輕的冠軍。

 

轉戰至IT產業後,依舊保持動線的意識,在戴爾電腦公司擔任電腦技術支援,並連續五年獲得顧客滿意度第一。

 

2015年設立網路行銷公司,持續提供許多客戶附加價值。

 

著有《善用25%規則,TOYOTA精實到位時間管理術》(商周出版)、《不管什麼工作都能得到成果的豐田自我思考力》(鑽石社)、《Action!豐田現場的執行力》(PRESIDENT社)。

 

簡評

讀這本書最大的獲益,在於把思考當成是改善自己效率的一種方法。

 

作者曾經是豐田第一線的汽車技師,對他來說,那段工作經驗,帶給他的是多用點腦筋,去思考如何改善動線,並讓整體工作的時間能夠縮短的思維。

 

這本書對於想要改善自己動作動線思考的人,來說會比較有用,因為作者會告訴你可以從什麼樣方向去思考,來縮短自己做某樣工作的時間。

 

作者是以日本工作職場文化來告訴你,該怎麼做動線思考,但是有些場景,我覺得要考慮一下國情。

 

作者曾說,他接受的職場教育教會他,必須在進電梯之後,馬上把門關起來,接著按下樓層鍵,因為這樣可以縮短時間。

 

如果是在臺灣這樣的方式,可能會引發其他人的不喜,畢竟大家並不是接受這樣習慣長大的,我們習慣所有人都進來之後,才把門關起來,按下樓層鍵,或是一進電梯內,馬上按下樓層鍵,等待後面的人進來,再按下關門鍵。

 

作者的思維方向,就是把盡可能動腦筋把工作動線改善,縮短工作時間,像看公司電郵,他的想法是利用搭乘交通工具或是開會空檔看和做回覆動作,然後回覆電郵的時間,也不要使用一邊思考和一邊慢慢打字回覆,最好是利用搭車通勤和步行回家構思怎麼回信,最後在打開電腦打出回信內容。

 

辦公室人員可以學習的,就是把桌面整理乾淨,只放需要用的東西,並且從自己最不擅長的東西開始處理,然後把擅長的東西留到最後才處理。

 

作者提到以前一名同事,因為把不擅長的工作留到最後,導致幾乎都要用加班的方式來完成工作。

 

高效率的工作,代表你的時間縮短。

 

以職場環境來講,高效率的產出,不代表你這個人的價值也跟著提升,如果你做的是單調沒有變化性的工作,也不是能為公司帶來高產量、高價值的工作,那麼你的高效率產出,是讓你成為這群人中的時間管理大師,因為你有效改善自己的動作時間,並且省下更多的時間,做更多的工作。

 

書中的論點是,每一個動作都必須經過思考,你得在腦海中把它排列整齊,想著做哪個東西,再接著做哪個東西,才能夠快速縮短時間,也就是動作縮短時間管理。

 

如果你的工作性質,就是屬於動手比動腦更多的話,這本書的一個動線思考方式很適合你看,因為作者可以提供你思路,去把工作效率做提升。

 

作者後來從汽車技師轉為內勤人員,等他看到辦公室人員的動作,就覺得大家效率非常的慢,似乎他從趕趕趕的工作狀況,來到一個慢慢慢的工作狀態。

 

作者覺得所謂的開會,最好是站立式開會,因為人站立久了,就會覺得腿酸,自然想要加快速度,縮短會議的時間,如此也能夠有效縮短和其他與會人員開會的時間。

 

作者認為會議不是定下整點的時間,然後召集一群人坐下來,開上一兩個鐘頭以上的會議,後來發現與會人員精力都在長時間開會中消磨掉,而是應該採取多場會議、快速會議時間的方式。

 

作者在書中有一個論點,是用25%的規則設定期限,讓你的工作提早完成。

 

這個用25%規則,設定期限的方法:

1.工作期限是20天,你必須要縮短成15天完成。

2.工作期限是8小時,你必須要求自己在6小時內完成。

3.工作時間是一小時,你就必須在45分鐘內完成。

 

就是把規定完成工作的時間,自己用75%時間來完成工作。

 

總結

 

作者的中心思想就是,把工作上所有會用到的動作,包含開機,用筆記本、常用工具,全部都要按照動線排列,確保自己能夠在最短的時間內,使用這些工具,並且能夠快速完成接下來任務。

 

就算是私生活或是其他工作上,作者會先在腦海中思考動作動線,也會列出清單,來幫助自己快速完成這些工作。

 

內容簡介

◎進電梯後,你先按關門鍵還是樓層鍵?別輕忽這動作,一年可幫你省13小時。

◎某員工上班老遲到,他可能不是懶散,而是上班動線有問題。

◎W/@St.msgd/c……這不是亂碼,而是豐田人都懂的簡寫筆記,工作省時又省力。

 

  這就是豐田人高效率動線思考,

  連亞馬遜創辦人貝佐斯都深受影響。

 

  作者原正彥曾任豐田維修技師,剛進豐田時,資深前輩總這樣告誡:

 

  「工作時,雙手要處理同一件事。」

  「每個動作都先思考,這件事跟那件事可不可以一起進行?」

  「桌上只能放現在要用的物品,不要找東西,要拿東西。」

  ……

  「我要怎麼做,才能讓現在的動作成為一種習慣?」

 

  原來,豐田人從走動路線,到工作方式、檔名設定等,

  都很重視動線,作者利用這方法創業,在IT產業連續五年顧客滿意度第一名。

 

  作者說,工作品質常跟時間有關,而決定時間長短的,就是動線,

  動線錯誤,就會產生多餘動作,動作多就得花更多力氣做,

  難怪你總覺得自己很忙又很累,

  本書就是要告訴你,如何刪除這些多餘動作,讓你的工作快又有效。

 

  ◎事情老做不完?因為物品放錯位置了:

  影印機放總務部?碎紙機放業務部?大錯特錯。影印紙呢?其他文具呢?

  員工座位應按年資還是任務規劃安排?一定要設社長辦公室嗎?

  2019年創下日本企業最高市值的豐田,幹部會議一定用圓桌,理由是?

 

  ◎我用25%規則設期限,工作最省力又提早完成:

  最需要創造力的工作記得早上做,需要外出開會的時間最好排同一天,

  作者還研發25%規則,將原本的截止期限及作業時間自行縮短25%,

  如期限為20天後,就縮為15天;8小時提前到6小時,時間管理更到位。

  他還自創能排解工作壓力的「After5」行程安排術,工作生活都滿足。

 

  ◎文具怎麼放?筆記怎麼抄?都有動線:

  常用資料要放慣用手那側,右撇子就放右側,減少動作的幅度或次數。

  筆記本要選方格的,且橫向使用,這樣閱讀最省力,

  電腦檔案命名也有眉角,「數字_種類_名稱_日期_版本」你得這樣排列,

 

  還有豐田人自創的簡寫筆記:

  @=at(在)、w/=With(跟誰)、St.=車站……

  原本要花3分鐘寫一段備註,透過簡寫,10秒就能完成,大家都能看懂。

 

  雙手怎麼動、腳步往哪移、筆記如何抄、座位這樣排,

  豐田最厲害的動作經濟,省時省力,貝佐斯都在學。

 

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文章作者:蒼野之鷹

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Author: 蒼野之鷹∣Starryeagle

閱讀與寫作者。 撰寫「原創言情小說、書籍」心得等文章。

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